1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Dit privacybeleid is van toepassing op onze Amsterdamse website, informatieaanvragen, proeflessen, cursussen, kampen, workshops, evenementen en online lessen.
2. Welke gegevens verzamelen wij?Afhankelijk van de manier waarop u onze diensten gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
- de naam, het e-mailadres, telefoonnummer en adres van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger;
- de naam, leeftijd, geboortedatum, cursus, groep en aanwezigheid van het kind;
- boekings-, betalings- en factuurgegevens;
- berichten, feedback en klachten;
- contactpersonen voor noodgevallen en personen die het kind mogen ophalen;
- informatie die nodig is voor veilige deelname, zoals allergieën of ondersteuningsbehoeften;
- projecten en bestanden die tijdens de lessen worden gemaakt;
- gegevens over online lessen en leerplatforms;
- foto’s of video’s, wanneer daarvoor de juiste toestemming is gegeven;
- websitegegevens, zoals het IP-adres, de browser, bezochte pagina’s en cookievoorkeuren.
Stuur ons geen BSN of kopie van een paspoort of identiteitskaart, tenzij wij een specifieke wettelijke noodzaak en een veilige verzendmethode hebben toegelicht.
3. Waarom gebruiken wij deze gegevens?Wij gebruiken persoonsgegevens om:
- vragen te beantwoorden en proeflessen te organiseren;
- leerlingen in te schrijven en cursussen te verzorgen;
- een groep te kiezen die past bij de leeftijd van het kind;
- roosters, aanwezigheid en leervoortgang te beheren;
- betalingen te verwerken en verplichte bedrijfsadministratie bij te houden;
- met ouders te communiceren;
- kinderen veilig te houden en op noodsituaties te reageren;
- klachten af te handelen en wettelijke rechten te beschermen;
- de website te beheren en te beveiligen;
- alleen marketing te versturen wanneer dit is toegestaan;
- promotionele foto’s of video’s alleen met afzonderlijke toestemming te gebruiken.
Onze wettelijke grondslagen zijn doorgaans:
- het nemen van stappen vóór het sluiten van een overeenkomst;
- het uitvoeren van onze overeenkomst met de ouder of wettelijke vertegenwoordiger;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- het beschermen van iemand in een noodsituatie;
- een zorgvuldig afgewogen gerechtvaardigd belang;
- toestemming, wanneer toestemming de juiste wettelijke grondslag is.
Als bepaalde informatie nodig is om een cursus te verzorgen of veilig te organiseren, geven wij dit duidelijk aan of leggen wij dit uit. Toestemming voor optionele marketing, tracking en promotionele foto’s is nooit verplicht om aan een cursus deel te nemen.
4. Kinderen, gezondheidsgegevens en foto’sKinderen mogen zich niet zonder een ouder of wettelijke vertegenwoordiger inschrijven of een extern leeraccount aanmaken.
In Nederland kan een kind jonger dan 16 jaar niet zelfstandig toestemming geven volgens de AVG voor een online dienst waarbij toestemming de wettelijke grondslag is. Wanneer toestemming nodig is, vragen wij deze aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Informatie over gezondheid, allergieën en toegankelijkheid krijgt extra bescherming. Wij verzamelen alleen wat nodig is voor veilige deelname en beperken de toegang tot medewerkers die deze informatie nodig hebben.
Wij vragen afzonderlijk toestemming voordat wij een herkenbare foto, video, stemopname, testimonial of project van een kind voor openbare promotie gebruiken. Weigeren heeft geen invloed op de plaats van het kind. Toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.
Wij verkopen geen gegevens van kinderen en gebruiken deze niet voor gedragsgerichte advertenties.
5. Serviceberichten en marketingWij kunnen contact met u opnemen over een boeking, lesrooster, betaling, veiligheidskwestie of verzoek. Dit zijn serviceberichten.
Promotionele berichten per e-mail, sms, WhatsApp of een vergelijkbaar kanaal worden alleen verstuurd wanneer dit is toegestaan. In elk bericht staat duidelijk wie wij zijn en hoe u toekomstige marketing eenvoudig kunt stopzetten.
Telefonische marketing aan consumenten vindt alleen plaats wanneer wij over de volgens de Nederlandse wet vereiste toestemming beschikken. U kunt uw toestemming voor marketing op ieder moment intrekken of bezwaar maken.
6. CookiesWij gebruiken noodzakelijke cookies voor de werking en beveiliging van de website. Waar de Nederlandse wet dit toestaat, kunnen wij gebruikmaken van analytics met een beperkte impact op de privacy.
Advertentie-, tracking- en andere optionele cookies worden niet gebruikt voordat daarvoor toestemming is gegeven. De website moet bezoekers de mogelijkheid bieden om optionele cookies te accepteren of te weigeren en hun keuze later te wijzigen.
In een afzonderlijk Cookiebeleid worden de daadwerkelijk gebruikte cookies, hun doel, aanbieder en bewaartermijn vermeld nadat de definitieve website is gescand.
7. Met wie delen wij gegevens?Wij delen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn. Ontvangers kunnen zijn:
- bevoegde docenten en medewerkers;
- aanbieders van websites, formulieren en hosting;
- aanbieders van CRM- en academiebeheersystemen;
- betalings- en boekhoudproviders;
- aanbieders van e-mail, berichtendiensten en videogesprekken;
- aanbieders van cloudopslag en leerplatforms;
- een andere vestiging van Impact Academies wanneer een ouder om een overstap of gezamenlijke dienstverlening vraagt;
- professionele adviseurs, verzekeraars, hulpdiensten of autoriteiten wanneer dit noodzakelijk is.
Niet alle dienstverleners ontvangen dezelfde informatie. Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een passende verwerkersovereenkomst.
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, gebruiken wij een goedgekeurde waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
8. Hoelang bewaren wij gegevens?Onze voorgestelde bewaartermijnen zijn:
- informatieaanvragen en niet-omgezette aanvragen voor proeflessen: maximaal 24 maanden na het laatste contact;
- cursus- en contractgegevens: maximaal 5 jaar na afloop van de dienstverlening wanneer dit nodig is voor juridische claims;
- facturen en financiële basisadministratie: minimaal 7 jaar wanneer de Nederlandse wet dit vereist;
- reguliere aanwezigheids- en ophaalgegevens: normaal gesproken 12 maanden na afloop van het programma;
- gezondheids- en ondersteuningsinformatie: normaal gesproken binnen 3 maanden na afloop van het betreffende programma verwijderd, tenzij een incident of wettelijke verplichting een langere bewaring vereist;
- marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt, waarbij inactieve gegevens na 24 maanden worden beoordeeld;
- promotionele afbeeldingen: totdat de toestemming wordt ingetrokken of de geplande beoordelingsdatum wordt bereikt, waarbij een beoordeling ten minste iedere 3 jaar wordt voorgesteld;
- klachten en incidenten: totdat deze zijn afgehandeld en gedurende een eventueel toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.
Wij verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn.
9. Uw rechtenAfhankelijk van de situatie kunt u ons vragen om:
- u inzage in uw gegevens te geven;
- onjuiste gegevens te corrigeren;
- gegevens te verwijderen;
- het gebruik van gegevens te beperken;
- bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat te verstrekken;
- direct marketing stop te zetten;
- uw bezwaar tegen ander gebruik te beoordelen;
- de intrekking van uw toestemming te registreren.
Een ouder of wettelijke vertegenwoordiger kan, waar dit wettelijk passend is, namens een kind diens rechten uitoefenen.
Stuur een e-mail naar het hierboven vermelde privacycontact. Wij kunnen om een redelijk bewijs van identiteit en bevoegdheid vragen. Normaal gesproken reageren wij binnen één maand.
10. Beveiliging, wijzigingen en contactWij gebruiken passende beveiligingsmaatregelen, waaronder toegangscontroles, geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers, beveiligde systemen, back-ups en controles van leveranciers. Als zich een ernstig datalek met persoonsgegevens voordoet, informeren wij de toezichthouder en de betrokken personen wanneer de AVG dit vereist.
Wij nemen momenteel geen beslissingen over leerlingen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend door geautomatiseerde systemen worden genomen.
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, dienstverleners of de wetgeving veranderen. De actuele datum wordt altijd bovenaan vermeld. Als een wijziging nieuwe toestemming vereist, vragen wij deze opnieuw.
Voor vragen of privacyverzoeken:
Impact Academies Amsterdam
contact@impact-academies.nl+31 622 952 784